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第一章 工作计划与技能1

第一节 合理制订工作计划1

一、文秘工作计划概述1

二、制订工作计划的程序与方法7

三、文秘目标管理方法10

第二节 文秘基本工作技能14

一、文秘写作技能14

二、记录及录音整理要求17

三、通信工作技能22

四、办公设备运用技能25

五、办公自动化工作技能32

六、现代化电子网络工具的应用37

第二章 如何提高办事效率43

第一节 有备而来、点滴记事43

一、要从小事做起43

二、应备备查“工具书”44

三、凡事计划在先45

四、井然有序46

五、合理布局47

六、小本随身的妙处48

七、朝思暮想的妙法48

八、多做为上的原则49

九、自编程序的高招50

十、自我提醒的办法51

第二节 办事、处事的技巧52

一、一次完成艺术52

二、化繁为简艺术52

三、委曲求全艺术53

四、洗耳恭听技巧53

五、处处留心技巧54

六、一目十行技巧55

七、“不求甚解”技巧56

八、百问不烦技巧57

九、迂回包抄技巧58

十、不可轻信技巧58

第三节 述事、议事的艺术59

一、明白原则的艺术59

二、意在话先的艺术60

三、横向通气的艺术60

四、善始善终的艺术61

五、留有余地的艺术62

六、一包到底的艺术63

七、事不过三64

八、平心静气65

九、顺心转意65

十、设身处地66

十一、以事喻理67

第四节 借力、认错的艺术68

一、工作减负艺术68

二、请人帮忙艺术69

三、助人磨己艺术70

四、认错为勇70

五、重新开始71

六、刨根寻底72

七、不失时机73

八、找到“事源”74

九、防患于未然74

第五节 头脑潜能的开发76

一、变向思维技巧76

二、适度思考技巧76

三、分解剖析技巧77

四、比较鉴别技巧78

五、提炼综合技巧79

第六节 提高效率、超越自我80

一、了解工作的意义80

二、培养坚忍的性格81

三、采取主动的态度81

四、伸展思考的触角82

五、要富有挑战精神83

六、忌当“差不多”先生83

七、限用一分钟发表84

第三章 高效率利用时间85

第一节 时间与时间利用85

一、时间利用的含义85

二、树立正确的时间观念86

三、时间的基本特征86

四、时间利用的原则87

第二节 工作时间的利用88

一、文秘工作时间利用概述88

二、文秘工作时间利用中的通病88

第三节 工作时间的运筹方法91

一、用尽可能少的时间办尽可能多的事91

二、将工作内容交错安排91

三、将时间定期“盘点”91

四、目标运用法92

第四节 工作时间的利用艺术92

一、日常文书工作92

二、怎样有效地读和写93

三、克服拖延的艺术94

四、克服工作中浪费时间的现象95

第五节 提高时间效率的技巧98

一、集中精力，抓住时间98

二、提高效率98

第四章 自我调控克服弱点101

第一节 自我表现101

一、办公桌的整理101

二、命令或指示要经过确认103

三、工作上没有“办不到”103

四、不要忘了上司所交代的事情104

五、工作不要积压104

六、如何安排工作105

七、公事私办的技巧105

八、办公室拒绝闲聊106

第二节 怎样克服弱点107

一、怎样克服难堪107

二、怎样克服怯懦108

三、怎样克服失意108

四、怎样避免误解109

五、怎样避免偏见110

六、怎样对付内疚111

七、怎样对付“揭短”111

八、怎样应付压力112

九、怎样制怒技巧113

十、怎样摆脱烦恼114

十一、怎样战胜孤独115

十二、怎样控制情绪116

十三、怎样消除紧张117

十四、怎样抵消嫉妒118

第五章 细心安排领导出行120

第一节 与外界交往120

一、把具体资料放在手边120

二、促成难以安排的约会121

三、如何处理约会要求123

四、如何面对不速之客124

五、如何与来访者聊天126

六、怎样选择聊天的时间126

七、简短交谈的技巧127

八、欢迎客人的技巧128

九、及时介绍自己的技巧129

十、告别有何技巧129

十一、精彩地作介绍130

十二、记住对方的名字非常重要131

十三、领导忘记了约会，该怎么做132

十四、取消约会时你该怎么说133

十五、别人取消约会时你该说什么134

十六、对经常取消约会者你该怎么办134

十七、面对愤怒和不满的人怎么办135

十八、如何回答有敌意的问题136

十九、如何把消息传达给新闻界137

第二节 与外宾交往138

一、接待外宾须知138

二、外宾如何迎送139

三、如何排列礼宾次序140

四、如何准备谈判141

五、谈判中的服务141

六、谈判结束后的服务142

七、见面礼节和交谈原则142

八、注意正式会面与会谈的礼仪规范144

九、馈赠与受礼时应注意哪些事项145

十、其他涉外活动礼仪147

十一、如何陪同外宾参观游览148

第三节 出行安排150

一、订出周密的计划150

二、随从事务150

三、日程安排150

四、车、船、机票的订购151

五、领导住宿安排151

六、如何准备领导携带用品152

七、领导出差前文秘事务安排152

八、领导动身当天文秘应做的工作153

九、领导出发后的联络工作153

十、领导考察，随行文秘的服务工作154

十一、领导返回时的迎接154

十二、出差回来后文秘应做的工作155

第四节 招待客人155

一、接待来客155

二、引导客人156

三、文秘端茶的艺术157

四、如何打断上级会客157

五、如何处理会客中又来新客157

六、迎接远方来客的艺术158

七、如何送别远客159

八、如何会见客人160

九、会见座位的安排160

十、会谈的安排161

十一、会见、会谈程序如何安排161

第六章 适时当好领导参谋163

第一节 明确参谋角色163

一、怎样才能当好参谋163

二、协调工作要到位164

三、要善于“拾遗补阙”164

四、要甘当“无名英雄”165

五、要敢于“报忧”166

六、要学会“只听不传”167

七、要学会“淡化”167

八、要学会“不当回事”168

九、要学会“黏合”168

十、不要“顺竿爬”169

十一、不要怒形于色169

十二、要在大事上为领导分忧170

十三、不打领导的“旗号”170

十四、要正确传达领导者的意图171

十五、要勇于承担责任171

十六、要守口如瓶172

十七、切忌“酒后吐真言”173

十八、要优化“参谋”形象173

十九、要善于服从领导175

二十、要善于出好点子175

二十一、要巧于给领导指错176

二十二、要巧于“拒绝”177

二十三、要善于给领导“圆场”178

第二节 把握参谋时机179

一、预测的艺术179

二、随机“参谋”180

三、建议的时机181

四、审时与度势183

五、主动原则184

六、灵活原则185

七、参谋时机的快速原则186

第三节 选择参谋方式187

一、文秘辅助决策与组织内部参谋机构187

二、文秘辅助决策与组织外部参谋机构188

三、辅助决策的信息储备188

四、辅助决策时机的把握188

五、辅助决策时间的把握189

六、预测式辅助决策189

七、咨询式辅助决策189

八、进谏式辅助决策190

九、沟通式辅助决策191

十、比较式辅助决策191

十一、补充完善式辅助决策192

十二、系统式辅助决策192

十三、扩散式辅助决策193

十四、诊断式辅助决策194

十五、评价式辅助决策195

十六、鉴诫式辅助决策195

十七、辅助决策的信息依据196

十八、辅助决策的法规依据197

十九、辅助决策的规章制度依据197

二十、辅助决策的管理目标依据198

第四节 善用参谋谋略199

一、从赞美开始199

二、先扬后抑201

三、“闲话”热身技巧202

四、动之以情的艺术202

五、激之以气的技巧203

六、诱之以奇的妙招205

第七章 高效组织安排会议207

第一节 会议与会务工作207

一、会务工作概述207

二、会议的分类208

第二节 会前准备工作210

一、确定会议名称、时间、地点211

二、确定会议筹备机构和筹备人员212

三、安排议题的原则和方法212

四、安排议题应注意的问题213

五、提名与会人员214

六、会议文件的产生、审核和分发215

七、会议通知、报名和报到216

八、会议编组和会场布置218

九、座次排列和证件制作219

第三节 会间组织服务工作220

一、签到、引导就座220

二、安排发言和会议记录221

三、会场后勤保障和会场服务223

四、编发材料、整理记录和收退文件223

五、会议集体摄影225

六、会议特殊情况的处理226

七、其他服务工作226

第四节 会议中的生活管理227

一、会场的服务管理227

二、迎接与会人员228

三、会议食宿安排228

四、安排领导看望与会人员229

五、会议的财务管理和文化生活229

六、会议的交通保障和通信服务230

七、医疗卫生服务和用品保证231

八、安排与会人员回程事务231

第五节 会后事项处理工作232

一、整理会议记录和印发会议纪要232

二、安排与会人员离会233

三、会议文件的立卷归档233

四、会议议定事项的落实234

五、会议新闻报道234

六、会议财务决算235

七、会务工作总结235

第六节 会议的文字工作235

一、会议开幕词236

二、会议简报和会议报告236

三、会议总结和会议记录237

四、会议纪要238

五、会议闭幕词239

第七节 电话会议240

第八节 会务工作的指导原则241

一、认真领会领导意图和会议的指导思想241

二、熟悉和掌握会议的组织领导情况242

三、协助领导拟定会议安排242

四、精心组织，周到服务242

五、重视并妥善地做好会议的善后工作243

第八章 有效得体交谈公关244

第一节 交谈对象与方式244

一、说话要看对方的基本情况244

二、精心选择话题246

三、开头很重要248

四、看对方的性格和心理状态249

五、看对方以及在场者与自己的关系250

六、按着听者的感情脉搏说话251

七、别忽略了小礼节251

八、“对不起”的效用252

九、言谈举止说风度253

十、听话比说话困难254

十一、帮领导把话说下去255

第二节 赞美、恭维与幽默255

一、赞美的五种方法256

二、赞美的六个要点257

三、因人而异的恭维技巧259

四、说恭维话要切合实际260

五、充分发挥幽默才能261

六、幽默的特征262

七、幽默的作用263

八、培养幽默感的途径263

第三节 控制谈话节奏264

一、掌握语气与节奏264

二、注意说话的速度266

三、应付敏感话题266

四、学会适当拒绝267

五、控制谈话时间269

六、谈话要条理清晰270

七、谈话要措辞准确271

八、谈话要巧用比喻271

第四节 公关的重要性272

一、学问好更要人缘广272

二、处理好各种关系是改变人生的第一步273

三、处理好各种关系是成功者的通行证274

四、公关能为虚妄的人架设充实的桥梁274

第五节 如何拓展人际关系275

一、人际关系能为你获得无穷的利益275

二、如何获得良师益友275

三、有了关系注意事后联络276

四、公关中致命的缺点277

第六节 如何成功地融入人群278

一、集会前的准备278

二、先认清你参加活动的目的278

三、好玩有趣也能吸引人279

四、确信自己必能获益279

五、成功地融入人群280

六、透露一点自己的小趣事280

第七节 具有挑战精神281

一、公关专家的风度281

二、使建议和计划获得领导认可282

三、多方伸展思考的触角283

四、事先备妥文件说明284

附录 中共中央办公厅公文主题词表285