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前言1

第一章 大型国际科技会议概述1

第一节 国际会议的定义和类型1

一、国际会议的定义1

二、国际会议的类型3

第二节 国际科技会议的作用3

第三节 大型国际科技会议组织与管理的重要性4

第二章 申办大型国际科技会议6

第一节 基本程序6

一、建立申办机构6

二、申办审批程序7

三、制定申办计划9

四、编制申办预算并筹措申办资金10

第二节 申办书的准备10

一、会议的主题10

二、会议的时间10

三、大会组织机构11

四、学科领域介绍11

五、会议的初步学术交流安排11

六、会议地点及会场的选择11

七、饭店、交通通信的介绍12

八、对举办国及城市的介绍12

九、会后参观景点介绍12

十、会议大致经费预算12

十一、相关单位的大力支持13

第三节 现场申办13

一、现场陈述申办报告13

二、申办公关活动14

三、其他申办材料的现场发放14

四、申办成功后的事宜14

第四节 注意事项14

一、加强沟通、及时联络14

二、合理预算、理性申办15

第三章 举办大型国际科技会议基本程序16

第一节 基本程序及概论16

一、国际会议基本程序——以工作内容分类16

二、国际会议基本程序——以时间流程分类17

第二节 国际会议的报批及经费申请19

一、国际会议的报批19

二、国际会议的经费申请21

第四章 大型国际科技会议学术部分的组织与实施27

第一节 会议机构的设立27

一、国际组织委员会27

二、大会主要领导27

三、学术委员会28

四、顾问委员会28

五、地方组织委员会29

六、会议秘书处29

七、确定会议对外联络人29

第二节 会议主题与专业内容的确立30

一、会议主题及分会主题／议题的确立30

二、大会特邀报告人及特邀嘉宾的邀请31

三、大会报告的确立31

四、分会召集人的确立31

五、墙报32

六、会议初步日程的确立32

七、征文通知32

八、系统演示36

九、学术参观考察36

第三节 论文评审37

一、会议论文接收、整理和审核37

二、审稿周期38

三、印刷会议论文集／光盘制作38

四、论文出版38

第五章 大型国际科技会议会务部分的组织与实施40

第一节 会务组织机构的设立40

一、会务组织管理概述40

二、会务组织管理机构与人员分工40

第二节 会务组织管理的主要内容43

一、会务组织管理的流程与内容43

二、开幕式、闭幕式及VIP活动60

三、展览62

四、并行会议63

五、会议的财务管理与外汇管理65

六、会议的现场管理65

七、安全保障及应急预案66

八、专业会议组织机构的选择67

第三节 注意事项68

一、重要时间节点68

二、文件记录与整理69

三、涉台问题69

四、签证敏感问题69

五、可能涉及的宗教信仰问题70

六、知识产权与涉密问题70

七、参加会议的行为障碍者71

第四节 结论71

第六章 评估与总结72

第一节 会议评估72

一、评估的内容72

二、评估的形式73

三、评估的方法74

第二节 会议总结74

一、会议总结75

二、会议财务结算报告79

第三节 注意事项80

一、总结报告的形式要求80

二、会议总结的字数和提交时间要求81

三、评估与管理81

第七章 常见问题与解答82

一、与申办国际会议相关的问题与解答82

二、与举办会议的基本程序相关的问题与解答83

三、与会议学术部分相关的问题与解答85

四、与会议会务部分相关的问题与解答87

五、与会议总结相关的问题与解答92

附录一 与国际会议相关的规章制度95

《中国科学院关于在华举办国际会议的管理细则》中国科学院文件（科发际字[2006] 191号）95

《在华召开国际会议财务管理暂行规定》财政部文件（财外字[1997] 543号）99

《中国科学院国际会议资助管理办法（修订版）》中国科学院厅局文件（际字［2008] 5号）102

附录二 与国际会议相关的文件样本105

举办国际会议申请报告及批复样本105

申办国际会议申请报告及批复样本107

会议征文通知样本109

会议资助申请报告样本131

会议总结样本132

财务总结样本142

会议英文申办书样本146

附录三 北京涉外会议定点场所——政府采购名录191

附录四 中英文对照词表194