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第1章 秘书的作用和定义3

1名称的滥用3

2秘书的日常工作4

3秘书与secretary的差异6

4 secretary的演变8

1）女性就业领域的扩大——女权主义思想的渗透8

2）计算机普及化9

5秘书的定义10

第2章 组织中的秘书12

1企业12

1）企业的种类12

2）股份制公司的决策方式13

2秘书的定位14

3处于交流沟通中枢的秘书16

4不同形式的秘书18

1）私人秘书制18

2）集体秘书制18

3）公共秘书制21

4）兼积秘书21

5日本的经营方式vs.欧美的经营方式22

1）日本人的思维方式22

2）日本企业经营的几个特点23

3）办公室布局与“等级社会”25

4）日本企业经营模式的变化25

第3章 上司的业务和秘书的职能27

1对上司作用的理解27

1）企业高层领导与秘书27

2）经营管理的概念28

2人际关系的处理29

1）对人际关系的理解29

2）秘书对人的认识能力30

3）秘书与他人的交流沟通31

3职场中的人际关系32

1）对行为科学的理解32

2）人际关系与礼仪35

3）秘书面对的各种人际关系36

4秘书工作的特点41

1）秘书的技能41

2）日本的秘书科体制44

3）秘书到底有没有具体的职责范围？46

4）秘书与一般文员的区别48

5秘书的专业化分工49

第4章 秘书发挥作用的时机52

1秘书的职责范围52

2秘书的基本条件54

1）健康54

2）经验55

3）基本素质55

3有能力的秘书的条件58

4信息化社会和办公自动化的影响60

5决策与办公自动化61

第5章 秘书存在的理由63

1为什么不能没有秘书63

2各个历史时期的秘书64

3历史上秘书的共同之处66

4信息处理与秘书67

5女性秘书存在的理由69

第6章 新时代与秘书72

1新秘书观的确立72

1）新时代的秘书工作72

2）女性工作意识的变化73

3）秘书职业的优缺点74

4）秘书工作的魅力与职业生涯的规划75

2欧美的秘书工作与日本趋同76

3秘书工作的质变77

4迎接国际化的挑战79

1）全球化的趋势79

2）秘书的双语水平79

3）日本双语水平高的秘书82

5 21世纪的秘书形象83

第1部分 语言的交流沟通89

1转达留言89

1）留言的要点89

2）留言的方法90

3）接受指示的方法91

4）汇报的方法92

2工作日程安排和约会92

1）日程表安排的种类93

2）安排约会的方法95

3）工作日程表的管理95

3接待96

1）接待的原则96

2）接待原则的应用97

3）接待的礼节98

4）接待用英语102

5）服装107

6）办公室的管理109

4上司出差与接待外国客人112

1）上司出差与秘书112

2）确保交通113

3）到国外出差的手续114

4）其他必备常识116

5）接待外国客人120

5会议与聚会124

1）召开或出席会议及聚会的手续126

2）会场的布置和准备明信片127

3）聚会的形式和经验128

6用电话交流沟通132

1）作为交流沟通手段的重要性132

2）电话的优缺点132

3）正确使用电话的方法133

4）打电话时的礼节134

练习常用电话英语138

7国际长途电话144

练习用英语打国际电话145

第2部分 文字交流沟通149

1英文商业函件149

1）函件的种类149

2）信函的几大要素149

3）信函的形式158

4）信函的版式160

5）信封的格式163

6）内部信函163

7）内部信封163

2有效的文字交流沟通方法164

1） 5WIH164

2） 6Cs164

3）文字交流沟通与语言交流沟通的比较169

4）增强反馈意识170

5）想像力170

6）文章要通俗易懂170

7）肯定的方式171

8）有效的拒绝方法172

9）信件的构成172

3秘书如何写英文书信173

1）签名的方法174

2）必须填写回执的信175

3）确认信175

4）请求信176

5）随附函178

6）感谢信179

7）社交性的信函179

8）练习写英文信182

4各种通信手段184

1）英文电报184

2）电子邮件185

3）传真186

4）包裹快递187

5信件的收发业务188

1）收信188

2）发信189

6图表的制作190

1）图表的优点190

2）图表的种类和制作的基本原则190

3）几种有代表性图形的特点193

7财务常识194

1）秘书与财务194

2）基本财务报表194

3）小额现金管理199

4）报销费用200

8存档201

1）存档的基本概念201

2）存档的用具202

3）分类方法206

4）整理名片218

5）整理贺年片220

6）整理剪报220

7）照片和胶卷的保存220

9秘书提高工作效率的方法221

1）制作效率卡221

2）使用效率卡222

3）决定工作顺序的方法222