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第1篇 Excel——高效的表格与数据处理软件14

第1章 快速输入与编辑数据14

1.1 文字的输入15

1.1.1 在编辑栏中输入15

1.1.2 在单元格中输入16

1.1.3 文字的自动换行功能17

1.2 数值数据的输入17

1.2.1 输入0开头的数据18

1.2.2 设置保留的小数位数19

1.2.3 输入负数19

1.3 货币符号及会计专用格式的添加20

1.3.1 使用“数字格式”快速添加货币符号21

1.3.2 设置默认的货币格式21

文秘应用 设置产值利润对比表22

1.3.3 快速添加“会计专用”格式23

1.4 自动填充数据23

1.4.1 快速填充相同数据24

1.4.2 填充有规律的数据25

1.4.3 自定义填充数据27

文秘应用 自动填充员工编号27

1.5 复制与移动数据29

1.5.1 使用复制、剪切功能复制与移动数据29

1.5.2 从快捷菜单中选择粘贴选项31

1.5.3 通过拖动法复制与移动数据32

1.6 查找和替换数据32

1.6.1 查找替换文字或格式33

1.6.2 使用通配符进行高级查找35

1.7 防止输入无效数据的有效性设置36

1.7.1 设置有效性条件36

1.7.2 设置提示信息37

1.7.3 设置出错信息38

文秘应用 手机号码输入限制38

第2章 快速格式化工作表39

2.1 设置单元格格式40

2.1.1 在功能区中设置文本格式40

2.1.2 在功能区中设置对齐格式42

2.2 设置边框和底纹44

2.2.1 快速打造边框45

2.2.2 快速添加表格底纹46

2.3 用颜色显示适合条件的单元格48

文秘应用 设置文件传阅单48

2.3.1 突出显示单元格规则49

2.3.2 数据条50

2.3.3 图标集51

2.3.4 自定义条件格式51

2.3.5 管理条件格式52

文秘应用 用条件格式显示业务完成量52

2.4 套用表格格式55

2.4.1 套用预设表格格式美化工作表55

文秘应用 用条件格式显示员工培训成绩55

2.4.2 套用表格格式后不考虑位置筛选数据56

2.5 创建页眉和页脚57

2.5.1 在“页面布局”视图下编辑页眉和页脚57

2.5.2 在“页面设置”对话框中插入页眉和页脚59

第3章 高效管理表格数据61

3.1 快速排列表格中的数据62

3.1.1 简单排序63

3.1.2 高级排序64

3.1.3 自定义排序65

文秘应用 为公司员工销售业绩排序66

3.2 筛选67

3.2.1 自动筛选68

3.2.2 通过关键字筛选数据70

3.2.3 自定义筛选71

3.2.4 高级筛选72

3.3 分类汇总72

3.3.1 创建分类汇总73

文秘应用 汇总各部门员工薪资管理表73

3.3.2 多级分类汇总74

3.3.3 分级显示数据75

第4章 高效办公中SmartArt图形与图表的应用76

4.1 使用专业的SmartArt图形77

4.1.1 插入图片类型的SmartArt图形78

4.1.2 输入图形文本79

4.1.3 在SmartArt图形中插入图片79

4.1.4 设计SmartArt图形80

4.1.5 格式化SmartArt图形83

4.2 快速应用图表87

4.2.1 在功能区中快速选择图表类型88

4.2.2 改变图表类型89

文秘应用 制作广告投放数量图表89

4.3 设置图表格式90

4.3.1 快速设置图表布局和样式90

4.3.2 手动设置图表标签的布局和格式91

4.3.3 设置坐标轴和网格线的格式92

4.3.4 设置图表背景93

4.4 对图表进行分析96

4.4.1 使用趋势线预测未来96

4.4.2 为图表添加折线98

4.4.3 为图表添加误差线99

文秘应用 对三家网站满意度调查图100

4.5 使用迷你图显示数据趋势102

4.5.1 创建迷你图分析数据102

4.5.2 修改迷你图104

第5章 使用数据透视表分析表格数据108

5.1 创建数据透视表109

5.2 编辑数据透视表110

5.2.1 添加字段110

5.2.2 更改字段布局112

5.2.3 更改汇总字段汇总方式112

5.2.4 更改值的数字格式113

5.2.5 更改值显示方式114

5.3 设置数据透视表的显示方式114

文秘应用 使用数据透视表分析员工请假信息114

5.3.1 活动字段的展开与折叠115

5.3.2 筛选数据透视表中的数据115

5.3.3 插入切片器筛选数据透视表116

5.4 设置数据透视表格式118

5.4.1 设置数据透视表布局118

5.4.2 套用数据透视表样式119

5.5 创建数据透视图120

5.6 编辑数据透视图121

文秘应用 使用数据透视图分析员工请假信息122

第6章 高效办公中公式与函数的运用124

6.1 工作中常用的Excel计算功能125

6.1.1 使用∑自动求和125

6.1.2 使用“求和”列表快速统计个数与平均值126

6.1.3 在状态栏中快速查看基本统计结果127

6.2 求解计算结果的公式128

6.2.1 公式的基本元素129

6.2.2 公式中的运算符129

6.2.3 公式的输入131

文秘应用 计算商品销售金额131

6.2.4 公式中单元格的引用方式132

文秘应用 统计产品供应清单133

6.3 专业求解的函数134

6.3.1 函数的结构135

6.3.2 在公式中使用函数135

6.3.3 函数的嵌套使用136

6.4 文秘工作中常用的函数138

6.4.1 AND函数138

6.4.2 TEXT函数139

6.4.3 YEAR函数140

6.4.4 IF函数140

6.4.5 COUNTIF函数143

6.4.6 SUMPRODUCT函数144

文秘应用 统计报销费用大于500元的个数144

6.4.7 RANK.AVG和RANK.EQ函数145

6.4.8 VLOOKUP函数146

6.4.9 MATCH函数148

第7章 数据的有效保护150

7.1 工作簿的保护151

7.1.1 设置密码保护工作簿151

7.1.2 使用数字签名保护工作簿152

7.1.3 执行“保护工作簿”命令保护工作簿153

7.2 工作表的保护155

7.2.1 取消工作表标签的显示155

7.2.2 隐藏重要工作表156

7.2.3 执行“保护工作表”命令保护工作表157

7.3 单元格的保护158

7.3.1 设置用户编辑区域159

文秘应用 保护工资额计算公式161

7.3.2 保护部分单元格162

7.3.3 隐藏单元格中的核心数据163

第2篇 Excel在文秘与行政中的应用166

第8章 文秘常用单据的制作166

8.1 部门借款单据设计167

8.1.1 建立工作表167

8.1.2 输入借款单内容168

8.1.3 调整借款单的行高与列宽169

8.1.4 合并单元格使借款单规范化170

8.1.5 插入行添加借款单制作单位170

8.1.6 设置单元格文字的格式171

常见问题 三联借款单如何使用171

8.1.7 使用“边框”对话框添加框线172

8.1.8 设置打印范围与票据的打印174

8.2 制作销售收据175

8.2.1 使用框线列表快速绘制销售收据表格175

8.2.2 文本对齐方式的应用176

8.2.3 让单元格内文字垂直显示177

经验分享 销售发票（收据）的种类与购买177

8.2.4 设置单元格日期格式178

8.2.5 为销售金额添加货币符号179

8.2.6 为单元格添加色彩179

经验分享 发票和收据的联系与区别180

8.2.7 完成销售收据中各项金额的计算181

8.2.8 自定义单元格格式让金额大写显示182

8.2.9 为邮编添加几何图形符号183

经验分享 财务凭证中对数字金额书写的要求183

8.2.10 将销售收据保存为模板184

经验分享 发票、收据的管理184

常见问题 收据是否都不能入账184

专家点拨 注重办么室桌面环境和心理环境建设186

第9章 企划书的制作187

9.1 创建企划书188

经验分享 企划书的基本构成要素188

9.2 制作产品开发项目组成员组织结构方案190

9.2.1 用形状制作组织结构图190

经验分享 企划书的一般格式190

9.2.2 设置单元格背景193

9.3 制作新产品的网络营销方案194

9.3.1 插入SmartArt图形194

常见问题 营销企划书应该怎么写195

9.3.2 插入形状及内容196

9.3.3 设置文档效果197

经验分享 商业企划书198

常见问题 商业企划书的用途是什么198

9.4 制作新产品项目进度方案202

专家点拨 商务用餐礼仪203

第10章 公司会议安排与会议室使用管理205

10.1 会议室使用预约206

10.1.1 导入会议室使用预约表模板206

10.1.2 用颜色标出会议室预约情况207

10.1.3 筛选会议室可用时段208

10.1.4 查询某部门会议安排209

10.2 跟踪会议准备工作210

常见问题 准备会议的工作有哪些210

10.2.1 建立会议前期工作执行检查表211

10.2.2 使用甘特图分析任务执行情况213

经验分享 成功会议的十大注意事项213

经验分享 制作会议邀请函215

10.3 会议签到222

常见问题 怎样做好会议室管理工作222

10.3.1 制作会议签到表223

10.3.2 将成员名字按英文字母顺序排列224

10.3.3 使用数据有效性为列席人员画钩225

10.3.4 统计会议成员出席情况227

经验分享 会议组织者在会议中的注意事项228

经验分享 会议组织者在会议结束时需注意的问题229

专家点拨 文秘协调人际关系的方法和技巧230

第11章 公司车辆使用管理232

11.1 公司员工用车状况分析233

11.1.1 创建公司员工用车情况表233

经验分享 轻松拟定车辆使用和管理规定233

经验分享 公司车辆使用规定的十项内容236

11.1.2 筛选某部门的用车情况237

11.1.3 筛选私事用车且耗费较高的员工238

11.1.4 分类汇总各部门用车耗费239

11.1.5 用对比条形图比较因私与因公用车状况242

常见问题 司机的职责是什么242

11.2 公司车辆的财产清查与折旧评估251

11.2.1 使用自定义单元格格式快速录入数据251

常见问题 车辆折旧应该如何计算251

11.2.2 计算本期与累计提取的折旧金额252

经验分享 国家标准汽车折旧表252

11.2.3 数据的保护254

常见问题 固定资产净残值应如何计算255

常见问题 如何管理公司车辆258

专家点拨 如何成为上司重用的秘书260

第12章 客户信息管理262

12.1 编辑客户资料表263

12.1.1 在客户资料表中使用超链接263

12.1.2 在客户资料表中使用批注264

常见问题 企业如何有效地保护客户信息265

12.2 制作客户订单266

12.2.1 拆分冻结窗格266

常见问题 如何建立客户忠诚度266

12.2.2 编辑客户订单表格中的公式267

12.2.3 编辑客户订单表内容270

经验分享 客户信息基本内容271

12.3 制作订单数据透视表和数据透视图272

12.3.1 创建数据透视表272

12.3.2 创建数据透视图276

经验分享 客户关系管理276

12.4 编辑客户折扣管理表278

经验分享 客服中心服务规范用语279

专家点拨 电子邮件使用礼仪281

第13章 员工资料库与人事管理282

13.1 编辑员工基本资料表283

13.1.1 输入员工身份证编码283

13.1.2 从员工身份证中提取出生日期、性别等有效信息284

13.1.3 应用DATEDIF函数计算员工工龄285

13.2 管理公司员工考勤信息286

13.2.1 制作公司动态考勤记录表286

13.2.2 统计员工迟到、早退和请假情况289

13.2.3 统计员工加班时间并计算加班工资291

常见问题 如何编写公司考勤管理制度292

13.3 统计员工工资293

13.3.1 利用函数统计员工工资表293

经验分享 工资的相关概念293

13.3.2 统计员工缴纳的社保情况295

常见问题 社保包括的内容有哪些296

13.3.3 制作工资明细表297

经验分享 办理养老保险的相关手续297

常见问题 养老保险缴费数额的计算方法299

13.3.4 根据员工工资明细表制作工资条300

13.4 为每个员工建立信息查询表301

13.5 分析员工工资情况303

13.5.1 创建员工工资分析表303

13.5.2 利用条件格式分析工资数据304

13.5.3 使用数据分析工具分析工资领取状况305

13.5.4 创建带下拉列表的员工工资统计图307

专家点拨 做个高效工作的文秘309

第14章 公司办公用品管理310

14.1 建立办公用品库存明细表311

14.1.1 自定义物品名称序列311

14.1.2 自定义物品编号312

14.1.3 突出显示小于安全库存的物品314

经验分享 安全库存314

14.1.4 库存物品查询316

经验分享 建立办公用品管理系统的优势320

常见问题 如何管理圆珠笔、便贴纸之类物品320

14.2 建立办公用品需求登记表323

14.2.1 设定需求上限323

14.2.2 保护工作表编辑区域324

14.2.3 共享工作簿325

14.2.4 对超出需求上限的录入发出警告325

经验分享 复印方法325

14.2.5 快速标示超出需求上限的数量326

14.2.6 统计各办公用品需求量327

14.3 办公用品采购统计329

14.3.1 统计各办公用品拟购数量329

经验分享 办公用品的使用原则329

常见问题 采购办公用品前需要做哪些准备330

14.3.2 使用SUMPRODUCT函数计算拟购金额332

专家点拨 优秀秘书所应具备的知识与技能333

第15章 制作公司新产品调查问卷334

15.1 设计调查问卷的内容335

15.1.1 设计问卷的标题和前言335

常见问题 如何使调查问卷结果更真实335

15.1.2 设计问卷主体336

经验分享 市场调查与市场调查问卷339

15.2 接收调查问卷结果340

15.2.1 制作问卷调查结果接收表340

15.2.2 自动接收问卷结果341

经验分享 市场调查的方法341

15.2.3 将编码转换为问题选项344

15.3 统计调查结果346

15.3.1 用REPT函数生成图形分析产品定价346

常见问题 调查问卷的构成有哪些349

15.3.2 用多边形图分析受访者月收入分布情形350

常见问题 调查问卷的题型有哪些352

经验分享 李克特量表构造步骤355

15.3.3 分析产品定位357

常见问题 什么是有效问卷357

专家点拨 秘书管理时间小窍门359

第3篇 拓展应用362

第16章 Excel与其他软件的协同使用362

16.1 创建与使用共享工作簿363

16.1.1 创建共享工作簿363

16.1.2 编辑共享工作簿365

16.1.3 断开用户与共享工作簿的连接367

16.1.4 停止工作簿的共享状态368

16.2 在Excel中导入不同类型的数据369

16.2.1 在Excel中导入Word文档内容369

16.2.2 在Excel中入Access数据372

16.2.3 在Excel中导入文本数据373

16.2.4 在Excel中导入网站中的数据374

16.3 将工作表输出为PDF格式375