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上 编 机关秘书工作实务2

第一章 机关秘书基本素养和技能2

第一节 机关秘书应具备的素质2

一、政治素质2

二、职业道德3

三、知识素质3

四、智力素质4

五、能力素质4

六、心理素质5

第二节 机关秘书应具备的基本技能7

一、起草文稿7

二、校对8

三、记录及录音整理9

四、打字及电脑文字输入11

五、办公自动化应用须知12

第二章 机关秘书基本礼仪规范16

第一节 日常生活礼仪规范16

一、握手礼仪16

二、介绍礼仪18

三、使用名片礼仪19

四、称呼礼仪20

五、交谈礼仪21

六、仪态的规范22

第二节 办公室礼仪规范24

一、内部礼仪24

二、工作礼仪27

三、语言礼仪28

第三章 机关秘书工作分析与岗位设置30

第一节 工作分析概述30

一、工作分析的含义30

二、工作分析的目的和作用30

三、工作分析的内容31

四、工作分析的步骤与方法32

第二节 职位分类34

一、职位分类的含义34

二、职位分类的重要性35

三、职位分类的程序35

四、职位调查的方法36

第三节 工作岗位设置37

一、岗位设置的含义37

二、设置岗位的结构37

三、岗位分类37

四、岗位设置38

五、岗位评价39

第四章 机关秘书工作计划与时间管理41

第一节 工作计划管理概述41

一、工作计划的含义和任务41

二、计划工作的特征42

三、计划工作的重要性43

四、工作计划的分类44

第二节 制订工作计划的步骤与方法46

一、制订工作计划的步骤46

二、制订工作计划的方法47

第三节 工作目标管理48

一、目标管理的基本内容48

二、目标管理的基本过程49

第四节 工作时间管理规范51

一、时间的特性51

二、时间管理的含义51

三、时间管理的操作技巧52

第五节 时间运筹策略53

一、思考与时间的科学运筹53

二、注意力与时间的科学运筹54

三、休息与时间的科学运筹54

四、业余爱好与时间的科学运筹54

第六节 时间运筹方法55

一、定期“盘点”法55

二、交叉轮作法55

三、遇事三问法55

四、并列运筹法55

第五章 机关秘书文书、档案管理工作规范56

第一节 文书管理工作概述56

一、文书的含义56

二、文书的特点56

三、文书工作的含义57

四、文书工作的特点58

五、文书管理工作的任务59

六、公文行文制度59

第二节 公文的撰写61

一、公文主旨的确立和表现61

二、公文材料的选取和使用62

三、公文结构和安排64

四、公文的表述方式67

五、公文的语言运用68

第三节 收文处理工作规范69

一、收文处理工作概述69

二、收文处理工作的内容70

三、签收70

四、拆封71

五、收文登记注意事项72

六、拟办74

七、批办76

八、分发文件注意事项77

九、组织文件传阅77

十、收文承办工作79

十一、收文催办工作80

十二、收文办复工作81

十三、来文收集工作82

第四节 发文处理工作规范83

一、发文处理工作概述83

二、拟稿84

三、文稿送请部门领导审阅86

四、组织文稿会签86

五、核稿87

六、公文签发88

七、编制发文字号90

八、公文印制91

九、公文加印92

十、公文发放93

十一、公文注办94

第五节 文书立卷94

一、应立卷的文书材料94

二、文书立卷的程序95

三、卷内文件目录登记96

四、文件的存放97

五、文书的销毁97

第六节 档案管理工作概述98

一、档案的含义及特点98

二、档案管理工作的内容99

三、档案管理工作的性质100

第七节 档案收集与整理工作102

一、档案收集工作的作用102

二、档案收集工作的内容103

三、档案收集工作的要求103

四、档案收集工作的特性104

五、档案整理工作的内容104

六、档案整理工作的重要性105

七、档案整理工作的原则106

八、文书档案的整理方法108

第八节 档案收集整理与保护利用110

一、全宗类档案管理规范110

二、档案收集标准管理规范116

三、档案保护的含义119

四、档案保护的任务120

五、档案保护的方法121

第六章 机关秘书会务、督察工作规范124

第一节 会议工作概述124

一、会议的含义及类型124

二、会议的特点127

第二节 会前准备工作128

一、确定会议名称128

二、确定会议时间128

三、确定会议地点129

四、确定与会人员129

五、确定会议议题129

六、制发会议通知130

七、确定会议议程、日程与程序131

八、组织会议报到131

九、拟制会议编组名单132

十、准备会议文件133

第三节 会议管理工作规范133

一、会议管理方法133

二、会议期间的组织服务工作134

第四节 会后事项处理工作规范136

一、整理会议记录136

二、印发会议纪要136

三、安排与会人员离会137

四、会议文件立卷归档137

五、会议决定事项的传达137

六、会议决定事项的催办138

七、会议新闻报道139

八、会议财务决算139

九、总结会议工作139

第五节 督察工作概述140

一、督察工作的含义140

二、督察工作的作用与原则140

三、督察工作的程序142

四、督察工作的方法144

五、督察工作的内容150

六、督察工作的基本要求151

第六节 督察工作规范152

一、狠抓督察工作队伍建设152

二、建立健全督察工作网络153

三、督察工作的目标管理153

四、建立健全督察工作制度154

第七节 督察工作的技巧156

一、督察报告的写作技巧156

二、查办催办的技巧156

三、专项查办的技巧158

四、跟踪督察的技巧158

第七章 机关秘书人际关系、外事工作规范160

第一节 人际关系工作概述160

一、人际关系的含义160

二、人际关系与社会角色关系160

三、办公室人际关系的类型161

四、办公室人际关系的形态162

第二节 人际信心和言语162

一、人际信心的含义162

二、提高人际信心应注意的问题163

三、办公室人际交往的心理障碍163

四、人际关系的改善方法164

五、人际言语类型164

第三节 办公室内部相处技巧166

一、与上级相处的技巧166

二、与下属相处的技巧166

三、与同事相处的技巧168

四、与异性相处的技巧168

五、与各职能部门关系的处理技巧169

六、与系统外部关系的处理技巧170

第四节 外事工作概述170

一、外事工作的含义170

二、外事工作的地位和性质170

三、外交、外事和涉外工作的共同特性171

四、外事机关秘书守则175

五、外事活动仪式176

第五节 外事邀请、接待工作177

一、邀请前的准备177

二、接待准备178

三、礼宾礼仪规范179

四、参观游览与观看演出182

五、生活保卫要求182

第六节 外事洽谈、出访工作183

一、外事洽谈的特点183

二、意向性洽谈184

三、签约性洽谈186

四、提出派遣出国计划187

五、确定出国人选187

六、申领出国护照188

七、办理出入境手续190

第八章 机关秘书信息沟通与协调工作规范192

第一节 信息沟通工作概述192

一、信息沟通的含义及特征192

二、信息沟通的类别193

三、信息沟通工作在办公中的地位195

四、机关秘书与信息沟通196

第二节 信息收集工作196

一、信息收集的要求196

二、信息收集的内容198

三、信息收集的方式方法199

四、信息的整理199

五、信息的传递201

六、信息的储存202

第三节 信息沟通与输入输出管理202

一、掌握好说话的尺度202

二、准确把握谈话人表达的意见203

三、处理信息沟通障碍的技巧204

四、信息沟通联络的控制206

五、信息的输入管理207

六、信息的输出管理208

第四节 协调工作概述209

一、协调工作的含义209

二、协调工作的特点210

三、协调工作的要求211

四、协调工作的类型212

五、协调工作的方法214

第五节 协调工作规范操作217

一、会议的协调217

二、计划制订工作的协调218

三、制定规范制度的协调218

四、公文处理工作的协调219

五、公务协调220

六、战略协调221

七、情况协调222

八、面商协调222

九、工作与生活关系的协调222

第六节 做好协调工作的技巧与结果223

一、协调工作的技巧223

二、机关内部人际关系的协调225

三、协调工作的语言艺术228

四、具有鲜明的目的性231

五、具有可行性231

六、必须保持一定的严肃性232

七、具有一定的记载性232

第九章 机关秘书印信使用与管理工作规范233

第一节 印章概述233

一、印章的含义233

二、印章的种类234

三、印章的作用234

四、印章的名称与印文235

第二节 印章的刻制与颁发236

一、印章的制发权236

二、印章的刻制要求237

三、印章的材料237

四、印章的颁发237

五、印章的启用238

六、印章的停用与缴销238

七、印章的存档和销毁239

第三节 印章的保管与使用239

一、印章的保管239

二、使用印章的要求239

三、使用印章的注意事项241

第四节 介绍信、凭证的管理与使用242

一、介绍信的含义与形式242

二、使用介绍信须知242

三、开具介绍信的手续242

四、介绍信的管理243

五、使用介绍信注意事项243

六、凭证的管理与使用243

第十章 机关秘书提案、信访工作规范245

第一节 议案、建议和提案概述245

一、议案、建议和提案的含义245

二、议案、建议、提案的区别246

第二节 建议和提案的办理247

一、办理建议和提案的重要性247

二、办理建议、提案的要求248

三、办理建议、提案的程序249

第三节 信访工作概述251

一、信访工作的含义及特点251

二、信访工作的原则252

三、信访工作的任务252

四、信访工作机构的设置253

五、信访人的权利和义务254

六、信访问题分类方法254

第四节 办理人民来信255

一、接收人民来信255

二、阅读人民来信255

三、人民来信的登记256

四、转办256

第五节 接待群众来访258

一、要热情接待来访群众258

二、登记与归口办理来访问题258

三、恰当处理来访者反映的问题259

四、检查落实信访案件259

第六节 办理信访案件260

一、办理信访案件的含义260

二、办理信访案件的基本要求260

三、立案范围261

四、立案程序261

五、处理信访案件的程序262

六、办案应注意的问题263

七、信访档案的利用和保密263

第十一章 机关秘书调查研究、统计工作规范264

第一节 调查研究工作概述264

一、调查研究的含义与类型264

二、调查研究的目的266

第二节 调查研究工作的程序267

一、调查准备工作阶段267

二、调查了解情况阶段268

三、分析研究阶段268

四、综合提炼阶段269

第三节 调查研究工作的方法269

一、实地调查法269

二、座谈会调查法269

三、综合归纳调查法270

四、抽样调查法271

五、定性、定量分析调查法272

六、比较调查法273

七、民意测验调查法274

八、统计调查法274

九、资料调查法274

第四节 调查报告的写作275

一、调查报告的特性275

二、调查报告内容的层次275

三、调查报告的类型277

四、调查报告的语言特色277

五、调查报告的主题278

六、调查报告的选材278

七、调查报告的表现手段279

第五节 办公室统计工作的基本环节279

一、办公室统计设计工作规范279

二、办公室统计调查工作规范280

三、办公室统计整理工作规范280

第六节 办公室统计分析工作282

一、相对指标分析282

二、动态分析284

第十二章 机关秘书值班、安全保密工作规范286

第一节 值班工作概述286

一、值班工作的含义286

二、值班室的职能286

三、值班工作的特性287

四、值班工作的要求288

五、值班工作的任务289

第二节 值班制度290

一、信息处理制度290

二、岗位责任制度290

三、交接班制度290

四、保密制度290

五、辅助性制度291

第三节 值班记录和常见问题的处理291

一、值班日志291

二、接待记录291

三、对假签名手印的鉴别291

四、对假凭证的鉴别292

五、对假印信的鉴别292

六、几种特殊电话的处理293

第四节 安全工作概述294

一、办公室安全工作的特点294

二、办公室安全工作的重点295

三、办公室安全工作纪律295

第五节 办公室保卫、保密工作296

一、办公室保卫工作的含义296

二、办公室保卫工作的特点296

三、办公室保卫工作的内容297

四、保卫人员的职业道德298

五、保密工作的方针299

六、保密工作的机构及职责300

七、保密工作的特点301

第六节 办公室安全保密措施302

一、文件保密措施302

二、会议保密措施303

三、通信保密措施304

四、科技保密措施305

五、宣传报道保密措施305

六、经济情报保密措施306

七、计算机保密措施306

第十三章 机关秘书后勤服务工作规范308

第一节 后勤服务工作概述308

一、后勤服务工作的地位308

二、后勤服务工作的特性308

第二节 后勤服务工作的要求309

一、必须具备负责精神309

二、必须具备实干精神309

三、必须具备勤俭精神309

四、必须具备奉献精神309

第三节 后勤服务工作的任务310

一、财务管理310

二、房产管理319

三、办公用品管理320

四、环境管理320

五、车辆管理321

六、公共服务部门管理322

下 编 机关秘书公文写作326

第一章 指挥性公文326

第一节 命令（令）326

一、命令（令）概述326

二、命令（令）的写作范例328

公布令328

行政令329

任免令331

嘉奖令332

动员令332

撤销令334

第二节 决定334

一、决定概述334

二、决定的写作范例336

公布性决定336

部署性决定336

任免性决定339

指导性决定340

处置性决定343

决策性决定344

第三节 批复346

一、批复概述346

二、批复的写作范例348

事项性批复348

指示性批复349

可行性研究报告批复349

同意性批复350

规定性批复350

政策性批复351

肯定性批复353

否定性批复354

转发性批复354

第四节 意见355

一、意见概述355

二、意见的写作范例357

直发性意见357

实施性意见359

指导性意见361

规划性意见362

第二章 知照性公文365

第一节 通报365

一、通报概述365

二、通报的写作范例366

情况通报366

表彰性通报370

批评性通报372

第二节 通知373

一、通知概述373

二、通知的写作范例374

发布性通知374

知照性通知375

事项性通知378

任免性通知379

批转性通知379

颁发性通知380

转发性通知380

会议性通知381

第三节 通告381

一、通告概述381

二、通告的写作范例383

事项性通告383

周知性通告384

法规性通告385

第四节 公告387

一、公告概述387

二、公告的写作范例388

发布性公告388

知照性公告389

事项性公告390

强制性公告390

第五节 函391

一、函概述391

二、函的写作范例393

告知函393

请求函394

答复函395

审批函396

第六节 会议纪要396

一、会议纪要概述396

二、会议纪要的写作范例398

工作会议纪要398

专题性会议纪要399

交流性会议纪要400

指示性会议纪要401

决议性会议纪要402

第三章 报请性公文405

第一节 报告405

一、报告概述405

二、报告的写作范例408

情况报告408

答复报告410

工作总结报告412

调研报告413

第二节 请示414

一、请示概述414

二、请示的写作范例417

请求性请示417

申述性请示418

安排性请示418

解答性请示419

批转性请示421

第三节 议案422

一、议案概述422

二、议案的写作范例425

事项性议案425

提案性议案426

任免性议案427

建议性议案428